Některé velké události v životě firmy je dobré dát veřejnosti vědět prostřednictvím zpráv v médiích. Ty nejčastěji vznikají na základě tiskových zpráv nebo výstupů z tiskových konferencí. Mezi takové důležité události určitě patří vstup na trh (začátek podnikání), vývoj nového produktu (který je něčím VELMI zajímavý a SKUTEČNĚ přelomový), nábor nebo propouštění zaměstnanců, ekonomické výsledky apod. Mezi události, kdy není vhodné tiskovou konferenci organizovat, patří zavádění nových obalů, jmenování nového ředitele nákupu nebo oznámení o změně sídla společnosti.
Majiteli firmy jistě přijde každý malý posun v podnikání jako velký krok k úspěchu, který musí všechny zajímat. Realita je ale taková, že média (zvláště ta tištěná) jsou dnes v největší finanční tísni od začátku devadesátých let, vydavatelé šetří a je tedy málo novinářů na velký objem práce. Výsledkem je to, že novináři ani nemohou dorazit na každou tiskovku, kterou by třeba rádi navštívili. Denně jim navíc do emailových schránek dorazí desítky tiskových zpráv s podobnou tematikou. Každou událost, kterou chceme zveřejnit, tedy musíme jednotlivě posoudit zejména z hlediska zajímavosti tématu pro novináře. Jinak hrozí nevyhnutelné – na tiskovou konferenci nikdo nedorazí a peníze a energii jsme investovali zbytečně.
Tisková konference by měla být dobře zorganizovaná a působit profesionálně. Osvědčený postup přípravy vychází z tabulky prací, které je nutné zvládnout.
Měla by obsahovat zhruba tyto položky:
Pozvání novinářů
Výběr novinářů pro tiskovou konferenci je zásadní. Zveme ty, o nichž na základě monitoringu tisku víme, že na podobná témata v nedávné době psali, nebo jde o novináře ze specializovaných médií, která se této oblasti věnují. Zveme novináře z blízka, z lokálních redakcí. Pozvání prostřednictvím pěkně zpracované emailové pozvánky je dostačující. Je dobré si zkontrolovat, že se email během posílání nerozsype, a k novináři se tak dostane je chumel nečitelných znaků. Pozvánka by měla obsahovat místo, datum a čas konání a také program akce s vyjmenovanými mluvčími, kteří budou na tiskové konferenci hovořit. Pokud je cesta na místo konání složitější, můžeme ji rozepsat nebo přiložit odkaz na mapku. Nezapomeneme na jasný a lákavý předmět emailu!
Výběr lokace
Místo konání tiskové konference by mělo být dobře dostupné MHD, nejlépe někde v centru města. Pokud máme reprezentativní prostory přímo ve firmě (konferenční místnost), můžeme je využít. Jinak je dobré v dostatečném předstihu obejít restaurace, kavárny, hotely a vhodné místo pro akci včas zarezervovat.
Navigace
Pokud se tisková konference nekoná na notoricky známém místě, můžeme trasu k místu konání (od nejbližšího dopravního uzlu nebo alespoň vchod z ulice a následně uvnitř budovy) dočasně označit, např. pomocí stojanů se šipkami a názvem akce. Zabráníme tak opožděnému příchodu novinářů, kteří marně hledali cestu nebo místnost.
Občerstvení
Pokud tiskovou konferenci pořádáme v restauračním zařízení, je tato položka zbytečná. Pokud ne, musíme zajistit alespoň nápoje a nějaké drobné občerstvení sami či prostřednictvím cateringové firmy.
Program tiskové konference (mluvčí a moderátor)
Působí zvláštně, když je na tiskové konferenci jediný zástupce společnosti a je navíc zároveň moderátorem celé akce. Mluvčích by mělo být víc, např. ředitel společnosti má k sobě marketingového ředitele nebo tiskového mluvčího, případně ještě odborníka z firmy. Naopak dobře zapůsobí, pokud na tiskovou konferenci k určitému tématu pozveme i „nestranného“ odborníka na danou oblast, s nímž novináři běžně nemají možnost hovořit, nebo známou osobnost, jejíž zvučné jméno či příběh je přiláká. Samozřejmě, je nutné se s oběma předem domluvit, aby na akci k uvedení nové větrné turbíny odborník nehlásal, že turbína dělá celkem velký hluk a zabíjí ptáky, nebo aby na akci představující sportovce sponzorované minerální vodou dotyčný sportovec neřekl, že vlastně minerálky nepije.
Jako moderátora můžeme zvolit celebritu, pokud nám to rozpočet dovolí, ale stačí jakýkoli profesionál nebo alespoň člověk, který má s vystupováním na veřejnosti zkušenosti. Úloha moderátora je důležitá. Vždy by měl včas dostat podklady (scénář akce), aby se mohl připravit – znal lidi, které bude představovat, uměl správně vyslovit jejich jména i název společnosti nebo produktu.
Technika (ozvučení, data projektor, notebook)
Pokud prostor, kde budeme akci pořádat, nemá dobrou akustiku, nebo zveme hodně lidí, je dobré místnost ozvučit. K dispozici by měl být i přenosný mikrofon pro případné dotazy na závěr tiskové konference. Powerpointová prezentace, kterou doplníme vystoupení jednotlivých mluvčí, je samozřejmost. Potřebujeme tedy i data projektor nebo monitor připojený do počítače, v němž máme prezentace připravené ke spuštění. Techniku zkontrolujeme, protože vždycky zlobí.
Tiskové materiály
Jejich součástí je kromě aktuální tiskové zprávy, která nese hlavní sdělení, také představení firmy, případně důležitá oznámení z poslední doby. Vše vytiskneme na hlavičkový papír s logem firmy a vložíme do desek společně s vizitkou, firemní propiskou a CD nebo flash diskem, na němž budou mít novináři všechny informace také v elektronické podobě (případně doplněné o vizuální materiály v kvalitě vhodné pro tisk). Pokud do novinářů nechceme investovat CD s polepem nebo flash disk, pošleme jim okamžitě po skončení akce všechny materiály emailem, ty vizuální ovšem nejlépe přes nějakou elektronickou úschovnu nebo FTP, abychom nepřekročili kapacitu jejich schránky a neznemožnili tak doručení. Kvůli obrázkům by email mohl spadnout i do spamu.
Dárky
Nejsou povinné, ale milou chytře vymyšlenou drobností, která má vztah k tématu, nic nezkazíme. Nesmíme si však myslet, že dárkem si novináře zavážeme a jim nezbude nic jiného než napsat to, co se nám bude líbit. Vždycky jdeme do rizika, že vše nebude přesně podle našich očekávání.
