Time management a matice plánování času

Den má 24 hodin a to znamená, že každý z nás má denně k dispozici 1440 minut času. A měl by se snažit ho využít co nejefektivněji. Pokud odbouráme denně 15 minut zbytečných věcí, ročně už získáme 90 minut volného času.

Hlavní nutností pro správné řízení času je stanovit si své pracovní a osobní cíle a priority.  To znamená odpovědět si na otázky - Jaké jsou mé cíle? Čeho chci dosáhnout? Co jsem ochotný pro to udělat? Co jsem ochotný pro to obětovat?

Existují čtyři generace time managementu:

Princip I. generace  - Přehled úkolů a zdrojů, tj. CO budu dělat

Princip II. generace - Přiřazení času k úkolům, tj. CO a KDY budu dělat

Princip III. generace – Přiřazení priorit

Princip IV. generace – nedopustit, aby urgentní bylo vytěsněno

I v řízení času se uplatňuje Paretovo pravidlo, které říká, že 80 % přínosů zajistí činnosti, které trvají 20 % času. Naopak zbylých 80 % času strávíme s věcmi, které přinesou pouze 20 % úspěchu. Je to jednoduché a pravdivé. Celá věc má ovšem jeden háček. Je nutné odhalit, které věci jsou ty důležité, a které naopak ne a je nutné dělat jen důležité věci. Pokud se nám zdá, že je něco důležité, měli bychom se zeptat sami sebe:  Bude to důležité i za rok? Jestliže ne, není to důležité ani dnes.

Podle Eisenhowerůva principu - podle stupně naléhavosti a důležitosti úkolu lze v matici naléhavost / důležitost rozlišit 4 sektory:

• Priority A – vysoce naléhavé a důležité – vyřídit osobě a ihned (oněch 20%).
• Priority B – důležité, ale méně naléhavé – mohou počkat, je třeba je naplánovat – termínovat.
• Priority C – velice naléhavé, méně důležité – delegovat, nebo vyřešit, ale nepřehánět to časem.
• Priority O – málo důležité i málo naléhavé – odpadkový koš.

7 pravidel pro jednoduchý, ale účinný time management:

1.            Dělat věci podle priorit.

2.            Umět s věcmi „švihnout”.

3.            Co mohou dělat jiní, ať dělají jiní.

4.            Svět se beze mne nezblázní.

5.            Být nekompromisní.

6.            Umět se ovládat.

7.            Používat efektivně ty nejlepší pomůcky.

Velkým přínosem pro manažera může být delegování práce na své podřízené. Jedná se hlavně o rutinní práci, úkoly, které jiní umí rychleji a stejně kvalitně, jednoduché úkoly vyplývající z minulých zkušeností, činnosti, při kterých zaměstnanec získá další, nové zkušenosti. Hlavní výhodou delegování je pro manažera úspora času, redukce zátěže, urychlení jiných úkolů atd. Zaměstnanci umožňuje osobní a profesní růst, získání nových zkušeností, zvýšení zajímavosti práce a podporuje motivaci k novým činnostem atd.

Matice plánování času

Podstatou je nahlížet na činnosti ze dvou pohledů – jestli je důležitá a jestli je naléhavá. Naléhavé činnosti vyžadují samozřejmě okamžitou pozornost, jsou viditelné a jejich vyřízení je ve většině případů rychlé. Důležité činnosti mají souvislost s výsledkem celkové činnosti, přispívají k poslání organizace a dodržení cílů. Naléhavé činnosti vyžadují reakci, důležité akci.

Podle S. Coveyho trávíme v zásadě čas jedním ze čtyř způsobů popsaných kvadranty I až IV (viz obr).

Mnozí lidé jsou zcela pohlceni kvadrantem I. - Jsou to řešitelé krizí, kteří jsou dennodenně zavaleni problémy, jejich jedinou úlevou je útěk k nedůležitým a nenaléhavým činnostem kvadrantu IV.. Výsledkem je, že 90 % jejich času je v kvadrantu I, většina zbývajícího času v kvadrantu IV a jen nepatrný zlomek je věnován kvadrantům II a III.

Lidé, kteří stráví většinu času v kvadrantu IV, jsou neodpovědní a dá se jen stěží očekávat, že by se mohli stát či delší dobu fungovat jako manažeři. Skutečně efektivní lidé se vyhýbají kvadrantům III a IV a usilují o to, aby většinu času trávili v kvadrantu II. V něm řeší záležitosti, které jsou základem efektivního osobního řízení.